1. مقدمه
طبق معمول روند برگزاری حراج های معتبر در دنیا از جمله برنامه های پیش از برگزاری حراج می توان به برگزاری “میهمانی مخاطبین ویژه ” اشاره کرد از آنجا که میهمانان ویژه حراج فرش افراد محدودی می باشند بهتر است جهت معرفی اولیه حراج ، مانند مراسمها پیشین میهمانی ترتیب داده شود که در روز های پایانی منتهی به حراج ( به طور معمول یک هفته تا ده روز قبل از برگزاری حراج ) به منظور معرفی شرکت ، معرفی اسپانسرهای حراج و رو نمایی از آثار منتخب برای میهمانان ویژه در یک مکان مجلل برگزار می شود .
2. زمان میهمانی
با توجه به اینکه این حراج بیشتر معطوف به صنف فروشندگان فرش می باشد و به احتمال زیاد از افراد کلیدی این صنف نیز در این حراج حضور خواهند داشت میهمانی می تواند ۱ تیرماه مصادف با روز اصناف باشد . این روز از لحاظ نزدیکی به انتهای ماه مبارک رمضان و همینطور پس از شب های قدر بودن آن نیز ارجحیت دارد و تا حراج پس از ماه مبارک فاصله کمتری خواهد داشت . ( ساعت اذان مغرب در این روز برابر است با : ۲۰:۵۷:۱۷)
پیشنهاد دوم ۲۱ خرداد ماه روز جهانی صنایع دستی است که می تواند با سخنرانی یکی از مسئولین میراث فرهنگی باشد . ولی فاصله این روز با انتهای ماه مبارک رمضان و مراسم حراج پس از آن بیشتر است . ( ساعت اذان مغرب در این روز برابر است با : ۲۰:۲۹:۳۰ )
زمان های بین ۱ تیر تا انتهای ماه رمضان نیز قابل انتخابند.
مکان میهمانی
این مکان می تواند در خود موزه حراج ملی برگزار گردد و یا در تالار کنار پلاک ۴۶ با داشتن پارکینگ بزرگتر ، بهتر است برای پارکینگ از این مکان در هر دوصورت استفاده شود .
3. دعوت نامه مدعوین میهمانی
این دعوت نامه در ابتدای شروع ماه مبارک رمضان پخش گردد زیرا افراد مورد نظر اغلب در تمامی روز های ماه مبارک برنامه مشخصی دارند لذا باید زودتر به آنها خبرداد.
a. طراحی
جهت دعوت میهمانی یک کارت دعوت یک شکل برای همه مدعوین طراحی می گردد . این کارت دعوت باید شباهتی با کارت دعوت حراج از لحاظ طراحی داشته باشد که در ادامه توضیح داده می شود
b. متن
متن کارت دعوت افطار باید بسیار مستقیم و خلاصه باشد با قسمت های استاندارد زیر :
4. موارد سین برنامه میهمانی ( ۲ ساعت )
- a. پخش اذان و مراسم افطار ( ۴۵ دقیقه )
- b. پخش کلیپ معرفی حراج ملی و سوابق ( ۱ دقیقه ) c. معرفی حراج ملی توسط نماینده شرکت ( ۹ دقیقه )
- d. سخنرانی نماینده میراث فرهنگی و یا رئیس صنف ( بر اساس تاریخ ) (۱۵ دقیقه )
- e. رونمایی از نمونه های حراج فرش و توضیح راجع به آنها (۱۰ دقیقه ) f. ارائه کاتالوگ محصولات به همراه توضیح ( ۱۰ دقیقه )
- g. ارائه دعوت نامه های اختصاصی حراج فرصت صحبت دوستانه ( ۳۰ دقیقه ) چون بسته های دعوت به صورت اختصاصی می باشد باید نفر به نفر توزیع گردد و این خود موقعیتی را برای نماینده جهت صحبت نزدیک تر با افراد ایجاد می کند .
5. دعوت نامه اختصاصی حراج (VVIP)
این دعوت نامه شامل هیچ هدیه ای نمی باشد تنها وجود یک کارت اعتباری جهت خرید در حراج است که مدعوین را برای شرکت در حراج ترغیب نماید.
a. طراحی
طراحی این بسته باید به نوعی مرتبط با موضوع حراج فرش باشد لذا از طرح فرش های بسیار معروف برای پاکت آن می توان استفاده کرد بدین صورت که آن طرح ها را باز طراحی نموده و با چاپ طلاکوب در رنگ های اصیل ، با نقش برجسته به چاپ رساند . چون مراسم میهمانی جهت افطار ماه مبارک رمضان است لذا بهتر است از آیات و روایات نیز رو پاکت استفاده شود .
b. اندازه
اندازه این بسته نیز به صورت مستطیل شکل جهت یاد آوری طرح فرش و نیز به نسبت طلائی باشد
تعریف این عدد نسبت طلایی این است که «عددی مثبت است که اگر به آن یک واحد اضافه کنیم به مربع آن خواهیم رسید». تعریف هندسی آن چنین است: طول مستطیلی به مساحت واحد که عرض آن یک واحد کمتر از طولش باشد.
c. متن
قسمتی که دعوت نامه را اختصاصی می نماید همین متن دعوت می باشد که علاوه بر این که به اسم شخص نوشته می شود متن آن نیز بر اساس شناخت شخصیت وی با بقیه متن ها متفاوت است . این متن بدون هیچ تکلفی و بسیار مستقیم باید به دعوت اشاره کند و سه الی ۵ جمله باشد . این نوشته به صورت دستی بر روی کاغذ چاپ شده دعوت نامه با قلم نوشته می شود ولی احتیاج به نوشته شدن توسط یک خطاط معروف نیست زیرا دیده نمی گردد و شناخته نمی شود ، درحد یک خطاط نستعلیق یا شکسته معمولی جهت نوشتن آنها کفایت می کند. لازم به ذکر است که ترتیب موضوعات نوشته شده نیز به همان صورت استاندارد ذکر شده می باشد . لوگوی حامیان مالی و معنوی نیز در این بسته مشهود باشد .
لوگوی میهمانان VVIP
بسته دعوت نامه حراج ۳۰ میهمان افطاری اصلی یک لوگو خاص و بدون نام باید داشته باشد که می تواند یک تاج ایرانی باشد .